Die Empfangspflicht seit 1. Januar 2025
Mit dem Wachstumschancengesetz gilt seit dem 1. Januar 2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen von anderen Unternehmen (B2B) empfangen und verarbeiten können. Es gibt keine Umsatzgrenze und keine Ausnahme für Kleinunternehmer, Freiberufler, Vermieter mit Umsatzsteueroption oder Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb. „Empfangen können" heißt: ein E-Mail-Postfach reicht. Eine besondere Software ist nicht vorgeschrieben.
Der Versand wird gestaffelt Pflicht: ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 für alle übrigen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Versand dauerhaft befreit, nicht aber vom Empfang.
E-Rechnung kostenlos öffnen
Sie brauchen kein DATEV, Lexware oder sevdesk, um eine E-Rechnung zu lesen. Legen Sie die Datei oben ab: XRechnung als XML, ZUGFeRD als PDF. Sie sehen die Rechnung als normales Dokument und gleichzeitig, ob sie formal korrekt ist. Kostenlos, ohne Konto.
Archivierung: Das XML ist das Original
Die E-Rechnung muss in ihrem ursprünglichen Format aufbewahrt werden, also die XML-Datei bzw. das ZUGFeRD-PDF samt XML, acht Jahre lang, unveränderbar und maschinell auswertbar (§ 14b UStG, GoBD). Ein Ausdruck oder ein „Als PDF speichern" aus dem Viewer ersetzt das Original nicht. Praktisch heißt das: Die Datei so ablegen, wie sie ankam, zum Beispiel in einem dedizierten Ordner oder in einem revisionssicheren Archiv, und die E-Mail mit der Rechnung nicht löschen.
Was tun, wenn die Rechnung fehlerhaft ist?
Zeigt die Prüfung Fehler, ist die Rechnung formal nicht ordnungsgemäß. Der Vorsteuerabzug kann dann gefährdet sein. Fordern Sie vom Absender eine korrigierte E-Rechnung an und nennen Sie ihm die Regel-ID aus dem Prüfbericht. Bewahren Sie beide Versionen auf.
Häufige Fragen
Gilt die Empfangspflicht auch für Privatpersonen?
Nein. Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind von der E-Rechnungspflicht nicht erfasst. Dort bleibt die PDF- oder Papierrechnung zulässig.
Darf ich eine E-Rechnung ablehnen und eine PDF verlangen?
Nein. Seit 2025 muss der Empfänger die E-Rechnung akzeptieren. Umgekehrt darf ein Absender bis Ende 2026 noch PDF senden, aber nur mit Ihrer Zustimmung.
Reicht ein E-Mail-Postfach als Empfangsweg?
Ja. Das Bundesfinanzministerium hat klargestellt, dass ein E-Mail-Postfach ausreicht. Portale, Peppol oder Schnittstellen sind möglich, aber nicht vorgeschrieben.
Für Entwickler: dieselbe Engine als API
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